Configuración de buzones compartidos de Office365 en Android

Hace unas semanas que decidimos cambiar las antiguas cuentas de soporte de la empresa, que teníamos en Office365 para recibir el correo de nuestros clientes y las alertas del sistema, a buzones compartidos. De esta forma, ahorrábamos en cuentas de usuario y tendríamos más facilidad para asignar los buzones entre nuestros técnicos.

Un buzón compartido funciona como una cuenta de correo de Exchange, pudiéndole asignar usuarios y permitiendo desde su configuración, asignar permisos de lectura y escritura como delegados de la cuenta. Una vez que se asigna el buzón compartido a una cuenta de Office365, en pocos minutos aparece de forma automática en Outlook, por lo que se reduce la interacción de los técnicos en cuanto a configuraciones. De igual modo, si se elimina al usuario de la configuración, el buzón compartido, desaparece automáticamente de su cuenta.

Pero ¿que ocurre en los dispositivos móviles? Esta configuración en Outlook, se realiza de forma automática, pero en los dispositivos móviles esto no ocurre, aunque tengas Outlook instalado, pues sólo se configura la cuenta de usuario, nada más.

Nuestros buzones compartidos, anteriormente eran cuentas de Office365, por lo que disponíamos de las credenciales de acceso. Configurando una cuenta POP3, podíamos leer el correo, pero no podíamos enviar, ya que las configuraciones cambian. Es por esto que buscábamos otras formas de configurarlos y encontramos esto que a continuación os explico.

Yo tengo configurados los buzones en un teléfono Android, que es el que utilizamos en Soporte, y para ello he tenido que crear las cuentas del tipo IMAP con la siguiente configuración:

Servidor IMAP

Login: usuario@dominio.xx/buzón_compartido@dominio.xx

Pass: “la clave de usuario@dominio.xx”

Servidor imap: Outlook.office365.com

Puerto: 993

Cifrado: SSL/TLS (o sólo SSL, depende del dispositivo)

Correo saliente SMTP

Usuario: usuario@dominio.xx (el usuario tiene permisos para “enviar como”)

Pass: “la clave de usuario@dominio.xx”

Servidor: smtp.office365.com

Puerto: 587 Cifrado: STARTTLS (o TLS, depende del dispositivo)

Como se puede comprobar, necesitaremos una cuenta de Ofice365 para poder realizar la configuración. Esto ya queda en mano de cada uno, si quiere utilizar su cuenta personal, o crear una cuenta de servicio para este fin, delegando el uso del buzón compartido en ella.

En mi caso, asignamos una cuenta de soporte, pues este smartphone iba a ser utilizado por varias personas.

Es importante que el usuario del correo entrante, tenga el formato indicado, por ejemplo:

Login: javier.juarez@contoso.com/buzon.compartido@contoso.com

Así indicamos al sistema que vamos a utilizar un “Alias” de esta cuenta.

Con esta sencilla configuración, tenemos nuestros buzones compartidos corriendo en los dispositivos móviles Android como cualquier cuenta de Exchange.