Migración de G Suite (Google Apps) a Office 365 (V 2.0)

 

Recientemente estoy trabajando en un proceso de migración de un cliente y a la hora de especificar de manera técnica el proceso, me encuentro un mal panorama y mucho trabajo manual para poder solventarlo.

Allá por el mes de enero, anoté en el blog un artículo, posiblemente con motivo de alguna propuesta similar a la que tengo ahora entre manos (Migrar buzones Google Apps a Office 365), en la que Microsoft daba instrucciones de cómo realizar la migración de manera sencilla. Si, realmente es sencillo cuando tienes una cuenta de correo y punto, pero cuando tienes una compañía de 100 usuarios, con correo, alias, grupos, listas de distribución, calendarios personales y gupales y archivos en Drive, la tarea de migrar todo eso de forma sencilla, se hace totalmente imposible.

Vamos a partir de la base de o que dice Microsoft respecto a lo que se puede y lo que no se puede migrar de la plataforma de Google:

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¿Qué se entiende de este cuadro? Primero que el tipo de migración no corresponde con lo que se va a migrar, pues lo de migración total… sólo hay que mirar lo que no se va a migrar, que resultan ser cosas bastante importantes a nivel corporativo. Y ¿dónde están los contactos y el calendario de grupo, listas de distribución o grupos, archivos adjuntos? En fin, total es una palabra que queda muy grande a este sistema.

Llegados a este punto, sabemos que lo único que se va a migrar es el correo, contactos y calendarios de cada usuario, por lo que ¿cual sería la mejor forma de migrar esta información?. A continuación os pongo un post de los amigos de Plain Concepts, en el que nos muestra, creo que para mi lo es, la mejor forma de hacer la migración de Google a Office 365.


CÓMO MIGRAR CORREO DE GOOGLE APPS GMAIL A OFFICE 365

Una de las muchas tareas que se realizan al cambiar de Google Apps  a  Office 365 es la migración de correo.  Esto es una buena idea si planteas dejar de utilizar tu vieja cuenta y centrarte en la nueva . De esta forma, es posible tener todo tu correo en un único sitio.

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Por supuesto, existen múltiples formas de mover tus buzón de correo. Podemos contar con las herramientas propias de Office 365 , utilizar aplicaciones de  terceros que realizan migraciones IMAP o software diseñado para servicios de migración de la nube (si quisiéramos migrar nuestros contactos o el calendario) .

Aparte de lo ofrecido, Office 365 da  a cada usuario la posibilidad de conectar su cuenta de Gmail a su cuenta de Exchange Online desde OWA. Pero,  ¿qué ventajas nos ofrece este método frente a  las otras herramientas mencionadas?

  • Es fácil y rápido. El proceso se puede hacer en cuestión de pocos minutos.
  • No es necesario el acceso administrativo.  Es el usuario quien hace todo el proceso librando carga de trabajo al administrador.
  • Coste cero frente al pago por obtener herramientas de terceros.

Estas ventajas son muy útiles si queremos migrar nuestra correo de Google Apps a Office 365,  dado que el servicio de Google no ofrece acceso administrativo para este tipo de migraciones y la única forma es resetear la contraseñas de todas las cuentas a una clave común tal y como indica Microsoft aquí.

Entonces, ¿cómo puedo  conectar mi cuenta de correo de Google Apps a la de Office 365 para migrar todos mis mensajes?

Antes de iniciar la conexión hay que tener en cuenta lo siguiente :

  1. Debes habilitar el acceso POP en tu cuenta de Google Apps  ya que es el  único acceso soportado si queremos conectar la cuenta de este servicio.
  2. Cuando agreguéis la cuenta de Gmail como cuenta conectada, todo mensaje proveniente será almacenado en la carpeta de Bandeja de Entrada , incluyendo los mensajes enviados. Esto sucede por que Google usa etiquetas para clasificar los mensajes y no carpetas como en Exchange Online.  Es recomendable crear alguna regla que os permita reordenar todo el correo que vais a descargar si queréis que quede almacenado en las carpetas que tengáis.
  3. Sólo puedes conectar hasta cinco cuentas adicionales en Office 365. Con lo que una vez completado el proceso de migración , es recomendable eliminar la conexión si el número de cuentas a migrar supera el límite establecido.

Dicho esto,  para agregar la cuenta de correo de Google Apps como cuenta conectada, basta con acceder mediante OWA a nuestro buzón de Office 365.  Desde ahí, deberemos desplegar el menú de configuración y seleccionar el apartado de Opciones. Dentro de la sección de Cuentas , seleccionamos Cuentas Conectadas.

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En la página de Cuentas Conectadas, agregamos (haciendo click en el símbolo ‘+’) la cuenta de correo que deseamos conectar e indicamos sus credenciales.

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No os preocupéis si Office 365 os muestra un mensaje avisando  que no es posible establecer una conexión segura.  Aunque Google no reúne los requisitos de Microsoft para establecer una conexión automática de forma segura, se nos dará la posibilidad de utilizar un asistente de configuración para establecer la conexión de forma manual.

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Al inicio del asistente,  deberemos indicar que la conexión será POP por los motivos que ya hablábamos al principio del artículo.

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En el siguiente paso,  rellenamos la información de nuestra cuenta con los siguientes datos para que Office 365 pueda acceder a la cuenta a conectar y descargar el correo :

    • Nombre :  el nombre que queremos que se asigne a la cuenta a conectar.
    • Dirección de correo electrónico :  nuestra dirección de correo de Gmail
    • Nombre de Usuario :  el usuario con el que accedemos a nuestra cuenta.
    • Contraseña : la clave con la que nos logamos para acceder al buzón de correo de Gmail.
    • Servidor entrante : pop.gmail.com
    • Tipo de autenticación : Básica
    • Cifrado : SSL

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Introducidos  dichos datos, el asistente empezará a importar correo a nuestro buzón de Office 365. Podremos seguir el estado del proceso de migración en la página principal de  Cuentas Conectadas. Una vez finalizado,  (el estado de la conexión mostrará el mensaje   ACEPTAR  u OK)  todo el correo descargado podrá ser consultado en nuestro buzón.

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Fuente: Plain Concepts